Hướng dẫn thư viện sách giấy

Quy trình đầy đủ gồm chuẩn bị thư viện, tra cứu OPAC, mượn trả tại quầy, kiểm kê và (tuỳ chọn) văn hóa đọc — phối hợp giữa quản trị, thủ thư, học sinh, giáo viên và phụ huynh.

Trang Tổng quan mở bằng chỉ số sách giấy (đầu sách, bản sao, đang mượn, quá hạn, mượn hôm nay) và nút «Mượn / trả tại quầy».

Bộ lọc Từ–Đến áp dụng cho «Luân chuyển», «Xu hướng», «Sách mượn nhiều nhất» và «Mượn theo lớp». KPI tổng quan, cơ cấu kho, theo kho và chưa từng mượn là số liệu hiện tại (không lọc ngày).

Luân chuyển sách giấy: số mượn/trả, quá hạn trong kỳ, bạn đọc duy nhất, gia hạn, tỷ lệ luân chuyển (turnover), phân loại bạn đọc và biểu đồ xu hướng theo tuần/tháng.

Cơ cấu kho sách giấy: biểu đồ phân bổ bản sao theo kho, ngôn ngữ, loại sách, khối, trạng thái… — xem nhanh trên màn hình. Muốn in sổ nhập–xuất–tồn mẫu QLTV thì bấm «In sổ thống kê tài liệu» (sang In ấn & báo cáo) — PDF «Sổ thống kê tài liệu» khác với biểu đồ tương tác trên Tổng quan; không thay thế nhau.

Lượt đọc sách điện tử: tổng lượt xem / đọc / nghe trên Sách đọc và Sách nói (tách với mượn giấy); có top ebook theo metric. Chi tiết quản lý ebook xem bài Sách điện tử.

Phía dưới còn biểu đồ trạng thái bản sao, top sách mượn nhiều, mượn theo lớp, phân bổ theo kho, và danh sách đầu sách chưa từng có phiếu mượn (phân trang; mở biên mục để xử lý).

Tab Sách liệt kê đầu sách theo nhan đề, tác giả và mã sách; lọc theo kho sách hoặc khối lớp. Dùng «Thêm sách» hoặc «Import» để bổ sung biên mục — form có đủ trường ISBD (nhan đề song song, kí hiệu TG/TS, nơi XB, số trang…). Gắn Khối lớp cho SGK (cần để in sổ ĐK SGK theo khối). «Xuất Excel» xuất theo kho đang lọc và gồm cột Khối để đối soát SGK.

Tab Bản sao theo dõi từng ĐKCB, trạng thái (còn sách, đang mượn, thanh lý) và vị trí kệ; cũng lọc theo kho. Tab Kho sách quản lý các kho lưu trữ; có thể in tem ĐKCB cho bản sao đã chọn.

Bấm «Mượn tại quầy», quét hoặc nhập mã thẻ bạn đọc (VD: DEMO001), rồi thêm số ĐKCB bản sao. Hệ thống kiểm tra thẻ còn hiệu lực, hạn mượn và sách còn trên kệ.

Tab Đang mượn liệt kê phiếu chưa trả (bảng trên máy tính, thẻ trên điện thoại). «Gia hạn» kéo dài hạn trả (mặc định +7 ngày, tối đa theo lượt còn lại — thường 1 lần); không dùng được khi phiếu quá hạn hoặc đã hết lượt. «Trả sách» trên từng phiếu hoặc «Trả tại quầy» để quét nhanh. Sau mượn/trả thành công, «Xem trước & in phiếu» mở PDF phiếu A5 (tối đa 5 cuốn mỗi phiếu; quá sẽ tách). Có thể bật trang bìa năm học (kẹp ngoài quyển) và chọn năm học trước khi tải về.

Tab Quá hạn và nút «In báo cáo quá hạn» hỗ trợ nhắc độc giả.

Tab Đặt trước gom yêu cầu giữ sách của học sinh hoặc giáo viên. Thủ thư xác nhận, huỷ hoặc chuyển sang mượn khi sách về kho.

Danh sách thẻ theo số thẻ, tên và lớp. «Phát hành thẻ» cấp thẻ mới; «In thẻ» xuất PDF để dán vào thẻ nhựa. Lọc theo khối, lớp, trạng thái và đối tượng (học sinh, giáo viên).

«Tạo phiên kiểm kê» mở một đợt đối chiếu kệ với cơ sở dữ liệu. Trong phiên, tab Quét sách nhập hoặc quét số ĐKCB; tab Báo cáo liệt kê thiếu, thừa và sai vị trí.

Trang gồm báo cáo hoạt động tháng, báo cáo quá hạn, sổ mượn trả, sổ nhập/thanh lý, sổ đặt trước, biên bản kiểm kê, và mục «Sổ đăng ký & thống kê tài sản» (sổ ĐKCB, sổ ĐK SGK theo khối với cột Xuất/Tồn theo năm học, sổ đăng ký tổng quát theo chứng từ, «Sổ thống kê tài liệu» — PDF nhập–xuất–tồn mẫu QLTV, nguồn cung cấp lấy theo nhà xuất bản).

Phân biệt với Tổng quan: biểu đồ «Cơ cấu kho sách giấy» trên Tổng quan để xem nhanh trên màn hình; «Sổ thống kê tài liệu» trên hub này để in/lưu PDF nộp hồ sơ — không thay thế nhau. Từ Tổng quan có nút «In sổ thống kê tài liệu» dẫn sang đây.

Mỗi mục có nút «Xem trước & tải»: mở bản PDF trong hộp thoại để kiểm tra, rồi «Tải về» (hoặc mở tab mới) khi sẵn sàng. Trong hộp thoại có thể chọn mật độ in (Compact / Bình thường / Rộng) — PDF xem trước cập nhật theo lựa chọn. Với các sổ/báo cáo bảng (quá hạn, mượn trả, nhập, thanh lý, đặt trước, danh mục, mất/hư), có thêm chọn cột in và độ rộng cột (%) (nút «Cân đều»; cột bắt buộc như STT không tắt được; báo cáo mất/hư chỉ áp dụng bảng bản sao); lựa chọn được nhớ trên máy. Mọi sổ/báo cáo trên hub đều có lựa chọn «Trang bìa» (mặc định Có) — trang đầu UBND/trường/tên sổ + chữ ký Hiệu trưởng.

Phiếu mượn/trả in từ quầy khổ A5 (≤5 cuốn/phiếu), dùng mẫu đã chọn tại «Cấu hình in ấn» (mặc định mẫu hành chính).

Vào «Cấu hình in ấn» để sửa đơn vị chủ quản, tên trường và địa danh footer. Ba dòng này hiện trên header/footer các PDF thư viện (phiếu, sổ, báo cáo).

Chọn «Mẫu hành chính» (meta 2 cột, bảng sách, chỉ chữ ký NGƯỜI MƯỢN — phiếu trả hiện Ngày trả) hoặc «Mẫu nội bộ» (nhiều meta, hai chữ ký). Cùng một lựa chọn cho cả phiếu mượn và phiếu trả. Lưu rồi in thử từ quầy để kiểm tra.

«Tạo đợt cấp»: chọn khối → lớp (bắt buộc từng bước), môn, tên đợt và ngày thu hồi. Danh sách đợt trên trang quản lý hiện bảng trên máy tính và thẻ trên điện thoại. Trong form, danh sách học sinh hiện sau khi chọn lớp — trên điện thoại dạng thẻ, trên máy tính dạng bảng.

Ở ô «Bản sao sách», nhập hoặc quét số ĐKCB (máy quét kiểu bàn phím) rồi bấm nút bên cạnh hoặc Enter để tra cứu — bản sao phải còn sẵn. Mỗi học sinh chỉ gán một bản trong đợt; mỗi bản chỉ cấp một học sinh. Không bắt buộc gán hết lớp (cần ít nhất một học sinh đã gán). Muốn cấp thêm môn/sách khác thì tạo đợt mới. Hệ thống tạo phiếu mượn đến ngày thu hồi; cuối năm dùng thu hồi hàng loạt để cập nhật trạng thái bản sao.

Nhập mã thẻ hoặc chọn khách không thẻ, chọn mục đích (đọc sách, mượn, học nhóm…) rồi check-in. Danh sách lượt đến thống kê khách đang trong thư viện và đã ra về.