Quy trình công văn

Văn thư (hoặc quản trị viên) mở Kiểu công văn để khai báo danh mục loại văn bản (công văn, quyết định, thông báo…) và cấu hình đánh số trước khi tiếp nhận hoặc phát hành.

Quản trị gán chức danh Văn thư trên hồ sơ giáo viên/cán bộ. Người được gán sẽ thấy menu công văn sau khi đăng nhập lại (đúng năm học có hồ sơ).

Văn thư vào Sổ công văn đến: ghi nhận văn bản nhận được, cập nhật thông tin và lưu theo dõi. Văn thư không cần nhập người lưu: hệ thống tự đặt là Hiệu trưởng, sau khi giao việc sẽ đổi thành người xử lý. Khi thêm mới, chọn Mức khẩn (thường, khẩn, hỏa tốc), đặt Hạn xử lý nếu có, hoặc tắt Cần xử lý nếu công văn chỉ để biết. Hiệu trưởng nhận thông báo ngay; nhập nhiều công văn liền nhau thì thông báo được gộp, riêng công văn hỏa tốc báo ngay. Khi mở chi tiết một công văn trong sổ, địa chỉ trang có kèm mã công văn: sao chép địa chỉ này để trích dẫn nguồn hoặc làm liên kết minh chứng. Công văn đến không xoá được vì số đến đã vào sổ và không cấp lại; nếu nhập nhầm, bấm Chỉnh sửa để sửa nội dung.

Với văn bản cần công bố, Văn thư cập nhật trạng thái / đánh dấu công khai để phụ huynh và khách xem được trên trang tra cứu công văn đến.

Hiệu trưởng vào Văn bản cần xử lý (hộp Cần chỉ đạo), mở công văn rồi chọn Giao việc cho Phó hiệu trưởng hoặc Tôi tự xử lý. Có thể đặt hạn và ghi ý kiến chỉ đạo. Người được giao chính là người lưu công văn.

Người được giao thấy công văn ở hộp Việc của tôi, ghi ý kiến cập nhật tiến độ rồi bấm Hoàn thành kèm kết quả. Hiệu trưởng nhận thông báo khi hoàn thành và có thể Mở lại nếu cần bổ sung.

Các hộp Sắp đến hạn và Quá hạn giúp thấy ngay việc cần ưu tiên. Mọi giáo viên xem được công văn và tiến trình xử lý (chỉ đọc); hộp Chỉ để biết gom các công văn không cần xử lý.

Mỗi sáng hệ thống nhắc người xử lý về công văn sắp đến hạn (một lần cho mỗi hạn) và công văn đã quá hạn (mỗi ngày một lần). Hiệu trưởng nhận một thông báo tóm tắt mỗi ngày thay vì từng công văn. Số ngày báo trước do Quản trị viên chỉnh ở Thiết lập.

Bấm biểu tượng ngôi sao để đánh dấu công văn cần quay lại (chỉ mình bạn thấy; xem ở hộp Đã đánh dấu). Chấm xanh và chữ đậm là công văn bạn chưa mở; mở ra là tự ghi đã xem, trong chi tiết có số người đã xem. Hiệu trưởng hoặc người xử lý bấm Người phối hợp để mời thêm giáo viên cùng làm; người được mời thấy công văn ở hộp Phối hợp.

Vào Văn bản cần xử lý → Báo cáo: lọc theo khoảng ngày đến, tình trạng (đang thực hiện, sắp đến hạn, quá hạn, hoàn thành, hoàn thành quá hạn) và người xử lý. Đầu trang có số liệu tóm tắt và tỷ lệ hoàn thành đúng hạn. Bấm Xuất Excel hoặc Xuất PDF để lấy bảng "Tổng hợp kết quả xử lý công văn đến" theo đúng bộ lọc.

Văn thư lập Văn bản đi: gắn kiểu công văn, số, người ký, nơi nhận — lưu và phát hành theo quy trình trường. Ban lãnh đạo có thể có quyền phê duyệt mở rộng tùy cấu hình. Mở chi tiết một văn bản đi thì địa chỉ trang có kèm mã văn bản: sao chép để trích dẫn hoặc làm liên kết minh chứng (người xem cần đăng nhập tài khoản giáo viên). Mỗi tệp đính kèm có nút Sao chép liên kết: link này không hết hạn, ai đăng nhập là mở thẳng tệp, dùng làm minh chứng. Văn bản đi không xoá được vì số văn bản đã vào sổ và không cấp lại; nếu nhập nhầm, bấm Chỉnh sửa để sửa nội dung.

Trên website công khai, vào Tra cứu → Công văn đến để xem văn bản nhà trường đã công bố — không cần đăng nhập.

Người có chức danh ban lãnh đạo có thể xem / theo dõi công văn theo quyền được gán — bổ sung cho luồng Văn thư, không thay thế thao tác tiếp nhận hay phát hành.