Hướng dẫn quản trị viên

Quản trị viên cấu hình và vận hành QLTH toàn trường: danh mục, định danh, chuyển năm học, báo cáo giám sát. Thấy tất cả menu giáo viên, cộng nhóm Quản lý hệ thống và Thư viện.

Hệ thống tách tài khoản đăng nhập (Người dùng) và hồ sơ nghiệp vụ (Giáo viên, Học sinh).

Người dùng: username, email, mật khẩu, kích hoạt.

Giáo viên: tổ, chức danh (Ban lãnh đạo, Văn thư, Thư viện…), môn dạy theo năm học.

Học sinh: lớp, mã học sinh (dùng tra cứu chuyên cần công khai).

Trên Người dùng, chọn biểu tượng chìa khóa Đặt lại mật khẩu → xác nhận. Hệ thống tạo mật khẩu tạm (chỉ hiện một lần) — sao chép và giao tận tay người dùng.

Lần đăng nhập sau, người dùng (học sinh/giáo viên) phải đặt mật khẩu mới trước khi dùng hệ thống. Dùng khi học sinh không có email để quên mật khẩu, hoặc khi cần hỗ trợ tại quầy CNTT.

Trên Học sinh, chọn Cấp phiếu đăng nhập → chọn lớp và chế độ:

- Chỉ tài khoản chưa đổi mật khẩu (mặc định): an toàn khi một số học sinh đã tự đổi. - Tất cả học sinh đang học trong lớp: dùng đầu năm hoặc khi cần thống nhất lại.

Hệ thống tạo mật khẩu tạm ngẫu nhiên và tải file Excel (mã HS, tên đăng nhập, mật khẩu tạm). Gửi file cho giáo viên chủ nhiệm để phát cho học sinh. Học sinh đăng nhập rồi buộc đổi mật khẩu mới.

Trong form Giáo viên, tick chức danh (GVCN, Văn thư, Thư viện, Ban lãnh đạo…). Quyền duyệt tin/ảnh: gán qua Phân quyền duyệt nội dung — xem bài Quản lý nội dung website.

Khi sao chép hoặc nhập Excel bị thừa hồ sơ năm mới: trên Giáo viên, chọn một hoặc nhiều người → Gỡ khỏi năm học. Chỉ gỡ hồ sơ của năm đang chọn; tài khoản đăng nhập được giữ. Hồ sơ các năm khác không đổi.

Hệ thống chặn gỡ nếu còn phân công giảng dạy, công việc, dạy thay, sổ đầu bài… gắn với năm đó — xử lý dữ liệu đó trước. Nếu đang chủ nhiệm, lớp sẽ mất giáo viên chủ nhiệm (cần gán lại). Đổi trạng thái Chuyển công tác / Nghỉ hưu không gỡ khỏi danh sách năm — chỉ dùng khi người đó vẫn thuộc biên chế năm này.

Khi sao chép hoặc nhập Excel bị thừa hồ sơ năm mới: trên Học sinh, chọn một hoặc nhiều người → Gỡ khỏi năm học. Chỉ gỡ hồ sơ của năm đang chọn; tài khoản đăng nhập được giữ. Hồ sơ các năm khác không đổi.

Hệ thống chặn gỡ nếu còn điểm danh buổi/tiết hoặc phiếu cấp SGK chưa thu hồi — đổi trạng thái Chuyển trường / Nghỉ học nếu học sinh đã thôi học, hoặc thu hồi sách / xử lý dữ liệu đó trước. Chỗ ngồi trên sơ đồ lớp và phân công đỡ đầu sẽ bị gỡ cùng hồ sơ năm. Đổi trạng thái không gỡ khỏi danh sách năm — chỉ dùng khi học sinh vẫn thuộc năm này.

Tổ chức: tổ chuyên môn, lớp theo khối/năm học, phân công GVCN.

Môn học: thêm/sửa môn theo khối và loại TKB — dùng cho PPCT, SĐB, phân công giảng dạy.

Tuần học: định nghĩa tuần (ngày bắt đầu/kết thúc) và gắn loại TKB. Thiếu tuần → Sổ đầu bài và KHBD không chọn được tuần.

Chuyển năm học: Cấu hình hệ thống → tab Năm học → trình hướng dẫn sao chép GV, lớp, HS, phân công môn sang năm mới. Sao lưu và kiểm tra dữ liệu trước khi chạy trên môi trường thật.

Điểm danh tiết: tab Điểm danh → bật Bật điểm danh tiết để hiện nút điểm danh trên Sổ đầu bài và bắt buộc GVBM điểm danh theo tiết.

Giờ tiết học: cùng tab → 10 khung (5 tiết × 2 buổi), giờ bắt đầu và số phút gia hạn cho hạn điểm danh tiết.

Trên Báo cáo điểm danh, nhấn Xuất CSDL ngành (góc trên) → hộp thoại: chọn khối, khoảng ngày, Tải Excel. File gồm mọi lớp thuộc khối trong khoảng thời gian — dùng để nhập hàng loạt lên CSDL ngành.

Sau khi công bố khung TKB chính thức từ Xếp thời khoá biểu, vào Sổ đầu bài → Tạo SĐB → chọn tuần và lớp để tạo dòng sổ từ khung đã công bố. Công bố trên Xếp thời khoá biểu không tự tạo sổ.

Menu Báo cáo SĐB — chỉ Tổng phụ trách hoặc Quản trị viên thấy đủ các tab sau:

Tuân thủ PPCT: lọc năm, TKB, khối, lớp, tuần, môn — so SĐB với kế hoạch PPCT (đã dạy/tổng tiết, tiết thiếu, tiết quá hạn chưa nhập, dạy không theo thứ tự). Có thể xuất CSV.

GVCN & Lãnh đạo: thẻ tóm tắt lớp thiếu GVCN, thiếu nhận xét GVCN và thiếu nhận xét Ban giám hiệu cuối tuần.

Xếp lại tiết: thống kê lần tạo SĐB khi đổi TKB giữa tuần (tiết xóa/tạo/bỏ qua) — dữ liệu nhật ký từ ngày triển khai tính năng xếp lại.

Kiểm diện: buổi có kiểm diện lệch giữa các tiết hoặc lệch so điểm danh buổi GVCN (nhãn Lệch tiết / Lệch buổi).

Tin tức, ảnh, phân quyền duyệt: bài Quản lý nội dung website. Thư viện: Thư viện sách giấy, Sách điện tử, Văn hóa đọc — xem khối Bước tiếp theo cuối bài.

Chỉ cấp quyền quản trị viên cho IT / Ban lãnh đạo được ủy quyền. Đặt mật khẩu mạnh, không dùng chung. Vô hiệu hóa tài khoản GV/HS nghỉ việc hoặc chuyển trường để tránh truy cập trái phép.

GV không thấy menu → chọn năm có hồ sơ Giáo viên (Chuyển năm học hoặc Giáo viên → Sao chép từ năm… nếu thiếu), làm mới trang; kiểm tra chức danh nếu thiếu menu GVCN/lãnh đạo.

HS không vào Cổng thông tin → vai trò học sinh, hồ sơ gắn năm học.

Phụ huynh tra cứu không ra → mã học sinh trong hồ sơ HS.

Lần đầu đăng nhập bị chặn → người dùng phải đặt mật khẩu.

Học sinh/giáo viên quên mật khẩu, không có email → Người dùng → Đặt lại mật khẩu → giao mật khẩu tạm.

Cấp tài khoản đầu năm cho cả lớp → Học sinh → Cấp phiếu đăng nhập → tải Excel gửi GVCN.

Thiếu tuần học trên SĐB → cấu hình Tuần học và loại TKB.